Цифрова етика в епоху карантину. Як проводити ділові відеодзвінки?

1. Звук. Найважливіше у відеодзвінках — це звук. Він практично завжди поганий, але учасники примудряються псувати його ще більше.

Тому про звук потрібно піклуватися насамперед.

— говорити з ізольованого місця (у мене це балкон);

— не використовувати неперевірені в боях на близьких людях навушники, оскільки навушники створюють перешкоди і розмивають;

— коли не говорите — вимикайте мікрофон;

— якщо інтернет не тягне відео, завжди жертвуйте ним;

— і вимкніть звук у повідомлень месенджерів на час відеодзвіків. Відволікає.

2. Зовнішній вигляд.

Карантин це не канікули.

Тому краще не виходити на зв’язок: неумитими, нечесаним, у домашньому одязі або зовсім без нього.

Читайте також:

Ральф Хаманн

П’ять наслідків пандемії, що змінять бізнес назавжди

І ще обов’язково — подбайте не лише про себе, а й про фон.

3. Планування.

Привчіть себе і інших домовлятися про відеодзвінки заздалегідь.

Домовляйтеся про склад, тему, таймінг, майданчик, а також координатора.

І не викликайте людину на відео без попередження — ви не знаєте, в якому вигляді ви її застанете.

4. Учасники.

Під час планування вказуйте/обговорюйте всіх потенційних учасників дзвінка — без цього я іноді тільки до кінця дзвінка можу дізнатися, що в дзвінку були ще кілька осіб. Досить мовчазних.

Перевіряйте, що у учасників є доступ до обраних платформ.

Читайте також:

Владислава Магалецька

Шість книг про те, як вести бізнес під час кризи

В ідеалі організатор дзвінка на самому початку представляє всіх, хто зараз на зв’язку, і пересвідчується, що всі змогли підключитися, всі чують і всіх чутно.

5. Ваші облікові записи.

Коректно підписуйте свої акаунти у відеоплатформах. Щоб ті, хто не впізнають вас по голосу, могли прочитати під відео, хто ви. І не мучитися цим питанням весь ваш спіч.

І обов’язково перевірте, які фотографії у вас стоять на аватарах.

6. Правила зустрічі.

При призначенні зустрічі відразу домовляйтеся про те:

— чи буде зустріч з відео;
— чи є модератор, якщо є — хто він;

— о котрій годині розпочнеться дзвінок і скільки триватиме зустріч;
— чи використовуєте ви чати для того, щоб ставити запитання під час обговорення, щоб не перебивати,
— також домовтеся про те, чи будуть на екран виводитися документи, і хто за це візьметься.

7. Можливості платформи.

Вивчіть можливості вашої платформи/платформ. Їх багато. Дуже.

Крім змінних фонів і фільтрів у багатьох є маса крутих функцій. Від створення папок з матеріалами, до голосувалок і розміщення саммарі.

8. Ваша присутність.

Якщо ви домовилися, що дзвінок з відео, то подбайте про те, щоб добре було видно не тільки ваше обличчя, а й руки — жестикуляція часто залишається за кадром.

І ваші співрозмовники отримують урізаний сигнал. І дивіться в камери, будь ласка. Тому що насправді ви дивитеся на співрозмовника. І якщо ви не дивитеся в камеру, співрозмовник думає, що ви відволіклися і не слухаєте його.

Читайте також:

Владислав Рашкован

Вісім порад бізнесу в період наближення шторму

Постарайтеся під час відеодзвінка не займатися іншими справами. Це завжди помітно.

9. Залучення аудиторії.

Після того, як ви виклали свою тезу, ставте залучальні запитання, щоб учасники дзвінка розуміли, що ви закінчили і можна вступати. «Колеги? Що думаєте? Олександре, можливо прокоментуєте?»

10. Конфіденційність.

Записуйте ваші розмови на відео, робіть скріншоти і фотографії тільки за згодою всіх, кого ви записуєте і фотографуєте. І в мережу викладайте з окремої згоди. Це називається повагою.

І наостанок: відеодзвінок дає вам прекрасний шанс навчитися говорити коротко і по справі.

Як виглядає структура гарного виступу у відеоконференції:

— відрекомендуватися (Добрий день, це Наталя);
— пояснити, про що ви будете говорити;
— чому ця тема важлива;
— і що ви з цим збираєтеся робити.

Дуже стане у пригоді і в звичайному житті. Якщо повернемося. Коли повернемося.

Текст опубліковано з дозволу автора

Оригінал

Приєднуйтесь до нашого телеграм-каналу Мнения НВ